Organisation opérationnelle et commerciale de l’entreprise

La stratégie n’est rien si l’organisation opérationnelle n’est pas adaptée à son déploiement, car insuffisamment flexible. Adaptabilité, réactivité et anticipation, autant de clefs qui permettent à l’entreprise de faire face à de nouvelles demandes clients, de nouveaux contextes, de nouveaux fonctionnements. L’organisation reste un des piliers des entreprises performantes.

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L'organisation opérationnelle de l'entreprise

Alors que l’organisation change, les processus eux ne changent pas. Au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, celle-ci s’adapte aux besoins des clients et alourdit ses processus afin de satisfaire la demande. Or, au fil des années ces tâches qui viennent s’ajouter à celles déjà existantes sont réalisées par habitude et sans qu’on remette en cause leur nécessité ou leur efficacité. Cela finit par créer des lenteurs et une perte de valeur dans le traitement des tâches quotidiennes.

OPTEAM PROCESS vous propose de vous recentrer sur l’essentiel, mettre en corrélation les objectifs de l’entreprise et les moyens pour les atteindre.

Nous nous concentrons sur le point d’entrée du client ; le service commercial. Ce point de départ nous permet de scanner toutes les interactions avec les autres services afin de définir les nœuds et les dénouer.

Prendre de la hauteur sur l’organisation et déceler les points forts de l’entreprise qui représentent ses points d’ancrage et ses points d’amélioration, permet d’établir l’état des lieux.

Nous redessinons ensemble les processus, simplifions les tâches et sécurisons la tenue des postes clefs de l’entreprise pour obtenir la réduction des coûts et réutiliser le temps gagné à créer de la valeur pour l’entreprise.

La gestion commerciale

Obtenir de nouveaux clients, une tâche qui peut s’avérer bien difficile. Elle peut l’être d’autant plus lorsque l’équipe commerciale s’est investie à fond dans sa mission et qu’une fois que la commande du client est enfin arrivée, c’est le cafouillage. Produits livrés à la mauvaise adresse, pas dans les temps, tarifs négociés avec le commercial non respectés et l’image de l’entreprise s’en trouve écorchée . D’autant plus que cela peut remettre en cause le paiement de la facture correspondante. Si ces dysfonctionnements s’avèrent fréquents, cela pèse lourd sur la pérennité de l’entreprise qui rencontre de vraies difficultés à garder ses clients et à en obtenir de nouveaux. Sa réputation la précédant.

Nous vous proposons d’analyser l’ensemble de votre processus commercial de l’organisation terrain à l’administration des ventes. Nous analyserons les flux d’informations, les outils, l’organisation, l’interaction, les différents services afin de mettre en place des processus qui vont permettre de respecter les engagements pris avec le client et véhiculer l’image de qualité de votre entreprise.

Les bénéfices pour votre entreprise

Réduction des coûts

Productivité accrue dans les traitements administratifs

Meilleure coordination et communication inter-services

Création de valeurs supplémentaires

Service clients plus efficient

Amélioration de votre image

Cas clients

± 50 salariés : Concilier productivité, satisfaction client et bien-être au travail

Situation/problématique

Avec son activité en forte croissance, l’entreprise a multiplié sa production par trois entre 2020 et 2021. Sur cette même période, elle a doublé son effectif. Cette entreprise au savoir-faire reconnu bénéficie d’un excellent bouche-à-oreille, source quotidienne de nouveaux prospects ou de nouvelles sollicitations de fabrication. Afin de satisfaire le maximum de clients, elle accepte toutes les demandes entrantes, même les plus éloignées de son expertise d’origine. Cette pratique peut alors empiéter sur la production prévue et déstabiliser l’organisation complète.

Enjeux et objectif

Dans un premier temps, les enjeux suivants sont définis :

  • Continuer à satisfaire la demande grandissante des clients tout en maintenant la garantie d’obtenir des produits et un service d’excellence ;
  • Développer une marque propre afin de garder la confiance et l’attractivité des clients et de s’affranchir des clients producteurs et principaux.
  • Trouver un rythme de travail et une organisation qui facilitent la sérénité, l’anticipation des actions et rendent possible le maintien de l’équipe en place.

 

L’objectif : travailler au maximum six jours par semaine tout en garantissant la satisfaction client. Pour y arriver, les besoins et les solutions qui y correspondent sont délimités :

  • Continuer à accroître le chiffre d’affaires sans augmenter le temps individuel à y consacrer -> Optimiser et industrialiser le maximum d’opérations.
  • Optimiser l’organisation pour travailler par anticipation -> Apporter des outils et une méthode pour planifier le travail.
  • Retrouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle -> S’appuyer sur les compétences de chaque individu.

Intervention

  • Réalisation d’un audit pour comprendre le fonctionnement, les forces et les points d’amélioration de l’entreprise.
  • Définition avec le client d’un objectif global (méthode SMART) qui permet de mesurer en fin de mission les résultats obtenus.
  • Elaboration d’un plan d’actions par domaine et par priorité.
  • Accompagnement à la mise en place des actions avec l’équipe en place et points réguliers d’avancée.
  • Bilan de fin de mission.
  • Suivi post-mission.
  • Le client évalue l’objectif atteint à 98%.

Résultats/bénéfices pour l’entreprise

Les nombreux effets positifs n’ont pas tardé à découler des opérations mises en place :

  • un chiffre d’affaires qui a poursuivi sa croissance et a même dépassé l’objectif annuel ;
  • une plage de travail sur six jours et des journées de travail plus courtes ;
  • des demandes de nouveaux clients qui continuent d’affluer ;
  • une maîtrise du planning optimisée à l’aide d’une planification de l’activité perfectionnée ;
  • une plus grande sérénité au sein de l’entreprise et une meilleure efficience.

 

TOUS NOS CAS CLIENTS

Témoignages client

« Pour optimiser l’organisation : des solutions simples et efficaces »

Nous avons fait appel à Christelle pour un problème d’organisation sur un poste complexe et dont la charge de travail était importante.
Christelle a su non seulement identifier les points de blocages mais surtout trouver des solutions pratiques pour nous permettre de résoudre cette difficulté.
Nous avons tous apprécié sa capacité d’écoute, son analyse très fine de l’organisation et des hommes mais aussi sa capacité à mettre en œuvre des solutions simples et efficaces qui nous ont permis de retrouver de la sérénité.

Olivier Brault // Associé
ENTREPRISE // KREEK'S