Organisation opérationnelle et commerciale de l’entreprise

La stratégie n’est rien si l’organisation opérationnelle n’est pas adaptée à son déploiement, car insuffisamment flexible. Adaptabilité, réactivité et anticipation, autant de clefs qui permettent à l’entreprise de faire face à de nouvelles demandes clients, de nouveaux contextes, de nouveaux fonctionnements. L’organisation reste un des piliers des entreprises performantes.

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L’organisation opérationnelle de l’entreprise

Alors que l’organisation change, les processus eux ne changent pas. Au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, celle-ci s’adapte aux besoins des clients et alourdit ses processus afin de satisfaire la demande. Or, au fil des années ces tâches qui viennent s’ajouter à celles déjà existantes sont réalisées par habitude et sans qu’on remette en cause leur nécessité ou leur efficacité. Cela finit par créer des lenteurs et une perte de valeur dans le traitement des tâches quotidiennes.

OPTEAM PROCESS vous propose de vous recentrer sur l’essentiel, mettre en corrélation les objectifs de l’entreprise et les moyens pour les atteindre.

Nous nous concentrons sur le point d’entrée du client ; le service commercial. Ce point de départ nous permet de scanner toutes les interactions avec les autres services afin de définir les nœuds et les dénouer.

Prendre de la hauteur sur l’organisation et déceler les points forts de l’entreprise qui représentent ses points d’ancrage et ses points d’amélioration, permet d’établir l’état des lieux.

Nous redessinons ensemble les processus, simplifions les tâches et sécurisons la tenue des postes clefs de l’entreprise pour obtenir la réduction des coûts et réutiliser le temps gagné à créer de la valeur pour l’entreprise.

La gestion commerciale

Obtenir de nouveaux clients, une tâche bien difficile qui peut s’avérer ingrate. Elle peut l’être d’autant plus lorsque l’équipe commerciale s’est investie à fond dans sa mission et qu’une fois que la demande du client est enfin arrivée, c’est le cafouillage. Produits livrés à la mauvaise adresse, pas dans les temps, tarifs négociés avec le commercial non respectés et l’image de l’entreprise s’en trouve écorchée . D’autant plus que cela peut remettre en cause le paiement de la facture correspondante. Si ces dysfonctionnements s’avèrent fréquents, cela pèse lourd sur la pérennité de l’entreprise qui rencontre de vraies difficultés à garder ses clients et à en obtenir de nouveaux. Sa réputation la précédant.

Nous vous proposons d’analyser l’ensemble de votre processus commercial de l’organisation terrain à l’administration des ventes. Nous analyserons les flux d’informations, les outils, l’organisation, l’interaction, les différents services afin de mettre en place des processus qui vont permettre de respecter les engagements pris avec le client et véhiculer l’image de qualité de votre entreprise.

Cas client
± 100 salariés : Réorganisation et pérennisation d’un service ADV

Situation / problématique

Depuis le congé maladie d’une salariée présente dans l’entreprise, le poste ADV a été pourvu 4 fois en 8 mois sans que celui-ci soit stabilisé.

Un impact fort sur la relation client a été ressenti :

  • La facturation clients non effectuée, jusqu’à 90 jours de retard, qui engendre une hausse des délais de paiement et une baisse de la trésorerie
  • Des réclamations clients traitées avec des délais nettement plus longs qu’habituellement qui impactent la relation clients
  • Des retours de marchandises non traités par manque de transmission de l’information qui engendrent une perte de plusieurs dizaines de milliers d’euros de produits à DLC courtes.

Intervention

Un audit de l’organisation ADV et des interactions avec les autres services de l’entreprise (production, comptabilité, stockage, préparation et expédition de commandes) a permis de mieux comprendre les dysfonctionnements.

Des recommandations et un plan d’actions ont été proposés à l’entreprise afin d’optimiser l’organisation, permettre de stabiliser et de redimensionner l’équipe et mettre en place une transmission pérenne des missions et procédures du poste.

Résultats / bénéfices pour l’entreprise

Après avoir travaillé sur la mise à plat des conditions tarifaires des clients, une automatisation de la facturation a été mise en place, permettant de facturer au maximum à J+2 (contre ± 90 jours auparavant).

Des processus adaptés au fonctionnement de l’entreprise et la rédaction de procédures ont permis de stabiliser l’équipe et la transmission des données pour une bonne gestion du poste d’ADV.

Le processus de gestion des retours marchandises a été formalisé, permettant à chaque collaborateur de connaître son rôle, sa responsabilité. Les produits ainsi retournés sont remis dans le circuit de vente sous un délai de 5 jours maximum évitant toute perte sèche.

Témoignage client

ENILIA

Christelle nous a accompagnés dans le cadre de notre projet de sécurisation et fiabilisation de notre gestion commerciale. Nous avions aussi besoin d’optimiser notre fonctionnement afin de gagner du temps dans le traitement de nos données.

Nous avons donc opté pour la mise en place du progiciel VIF – www.vif.fr.

Christelle a élaboré un planning intégrant notre organisation et les délais ont été tenus. Sa réactivité, sa capacité d’écoute, sa bonne compréhension de nos besoins et les solutions proposées ont été de vrais atouts pour réussir ce projet.

Celui-ci mené en quelques mois nous a permis d’atteindre nos objectifs et d’aller plus loin que le projet initial.

Je recommanderai Christelle sans hésiter.

Jean-Pierre Bodin - Directeur Atelier technologique ENILIA-ENSMIC

COLIBRI

Christelle est intervenue dans le cadre d’une restructuration complète de notre service Administration des Ventes. Suite à un turnover important au sein de nos équipes, nous souhaitions être accompagnés sur notre outil informatique (VIF) que nous ne maîtrisions pas et être conseillés sur l’optimisation de la gestion opérationnelle de l’administration des ventes d’une manière plus générale. Christelle nous a fourni une formation intégrale sur les modules commerciaux de VIF. Jusqu’alors nous ne connaissions pas toutes les fonctions de l’outil et n’exploitions pas le logiciel dans sa totalité. La formation, organisée par grands modules, nous a permis de comprendre l’ensemble des fonctionnalités du logiciel ainsi que la logique de l’outil. La formation a été d’autant plus bénéfique que nous alternions de la théorie avec des cas pratiques, ce qui a été formateur. La formation nous a permis de gagner un temps important dans la gestion quotidienne de l’activité, que ce soit au niveau de la saisie des commandes, du processus de facturation ou encore de la création de statistiques commerciales. Également, elle nous a permis d’utiliser l’outil de manière plus complète en exploitant un plus grand nombre de modules et nous avons ainsi gagné en efficacité.

La très bonne connaissance par Christelle de l’outil VIF et de l’administration des ventes est un vrai plus. Sa grande disponibilité en cas de questions sur l’outil ou de blocages est très appréciable.

Les points forts de son accompagnement :

  • le déroulement clair de la formation par grands modules (une formation alternée entre théorie et pratique),
  • la connaissance des métiers de l’administration des ventes par Christelle qui nous a permis d’optimiser l’organisation de notre service,
  • les développements d’outils qui nous sont spécifiques (statistiques par exemple) et que l’on utilise aujourd’hui quotidiennement,
  • la réactivité et la disponibilité de Christelle.

Je recommande Christelle les yeux fermés !

Juliette Maurice - Responsable Administration des ventes